Para quién
Asesores comerciales e inmobiliarios que agendan visitas y requieren integración con Google Calendar.
Antes de empezar
Introducción
Este manual te guiará en la configuración de tu calendario de agendamiento para gestionar visitas y citas con clientes de forma automática. Al finalizar tendrás un enlace personalizado que podrás compartir para que los clientes reserven por sí mismos, sin cruces de horarios ni duplicidades con tus otros calendarios de Google.
Qué lograrás
Un calendario operativo, con horarios, tipos de visita y un enlace público listo para enviar a clientes.
Requisitos
Cuenta corporativa de Google activa y acceso al panel de agendamiento con tu correo de Conexia.
Paso 1
Inicio de sesión
Abre el navegador e ingresa a la plataforma de agendamiento. Verás la pantalla inicial. Para evitar crear una cuenta nueva desde cero, inicia sesión con tu cuenta de Google corporativa haciendo clic en Iniciar sesión con Google.
A continuación, ingresa el email y la contraseña asociados al agendamiento de citas. Usa siempre una cuenta corporativa para mantener separadas las citas de trabajo de tu cuenta personal.
Tip: si compartes el equipo, cierra sesión al terminar y evita guardar la
contraseña en navegadores compartidos.
Paso 2
Configurar el Perfil
Una vez dentro verás la pantalla principal de la plataforma. Desde el menú lateral encontrarás todas las herramientas para configurar tu calendario. Empecemos por el apartado Perfil.
2.1 Datos personales y corporativos
En esta sección es muy importante que completes tus datos reales y coloques una imagen de perfil corporativa. Esto genera confianza en el cliente al momento de agendar.
- Nombre y apellido visibles.
- Foto de perfil profesional (sin fondos distractores).
- Usuario / link personalizado: el enlace que se compartirá al cliente
para agendar. Déjalo claro, legible y único — por ejemplo, tu nombre sin
espacios:
alejandramendoza. - Campo Acerca de: breve descripción del perfil y del fin que le darás al calendario (ej. "Asesora comercial Conexia — agenda tu visita").
2.2 General: zona horaria y formato
En el apartado General puedes configurar la zona horaria, el formato de hora (12 h o 24 h) y el día de inicio de la semana. Asegúrate de seleccionar tu zona horaria correcta para que los clientes vean los horarios tal como tú los manejas.
Paso 3
Conectar calendarios de Google
Vamos a vincular los calendarios de Google necesarios para evitar conflictos con otros eventos que ya tengas agendados (reuniones, personales, etc.) y prevenir duplicidad.
Haz clic en Connect your first calendar. Luego, en el listado de aplicaciones, localiza Google Calendar e instálalo.
Cuando veas la siguiente pantalla, haz clic y verifica la cuenta a la que quieres dar acceso a tus calendarios.
Pulsa Continuar y luego concede permiso de acceso a los calendarios que deseas vincular. Una vez aceptados los permisos, aparecerá la pantalla de selección.
Importante: ten muy claro qué calendarios integras. Si incluyes todos,
la plataforma bloqueará horas ocupadas de cualquiera de ellos; si incluyes solo uno, los cruces
con los demás calendarios no se detectarán.
Paso 4
Disponibilidad
En la pestaña Disponibilidad defines los horarios en los que puedes atender visitas. Puedes crear varias plantillas de disponibilidad según el tipo de evento (por ejemplo: "Visitas semana", "Visitas fin de semana", "Horario reducido").
4.1 Crear una nueva disponibilidad
Haz clic en Nuevo, asigna un nombre descriptivo (por ejemplo, "Visitas entre semana") y organiza los horarios. Recuerda que puedes crear todas las plantillas que necesites.
4.2 Intervalos dentro del día
Dentro de un mismo día puedes definir intervalos: por ejemplo, una pausa para ir a comer o un evento diario recurrente. Así reorganizas los bloques sin afectar el resto del horario.
Consejo: separa al menos 10-15 minutos entre visitas para desplazamientos
y notas. Esto lo ajustaremos con más detalle en el Paso 5.4 (Búfer).
Paso 5
Tipos de eventos
Los tipos de evento son las plantillas de cita que ofrecerás al cliente (ej. "Visita presencial 20 min", "Llamada 15 min"). Cada tipo tiene su propio título, duración, disponibilidad y preguntas para el cliente.
5.1 Anular fechas
La opción Anular fechas te permite bloquear días u horas específicos para evitar que te agenden citas durante vacaciones, permisos, capacitaciones o eventos ya programados.
Al abrir la anulación verás un calendario en el que puedes seleccionar las fechas y los horarios a bloquear; también puedes marcar intervalos para personalizar la disponibilidad. Si activas No disponible, se bloquea el día completo.
Así se verán las anulaciones o personalizaciones aplicadas sobre los horarios predeterminados:
Cuando termines de configurar la disponibilidad, haz clic en Guardar —
es fundamental, si no, los cambios se pierden al salir.
5.2 Crear un evento personalizado
Haz clic en Nuevo para crear un tipo de evento personalizado. La información que introduzcas aquí será la que verá el cliente al reservar.
Sigue esta convención de nombres (muy importante para reportes internos):
| Campo | Qué colocar | Ejemplo |
|---|---|---|
| Título | Visita + calle + valor + LCB#### |
Visita Calle Prueba 350k LCB1234 |
| Descripción | Información relevante de la visita (inmueble, referencias, observaciones). | Visita calle prueba |
| Duración | Personalizada según el tipo de visita. | 20 minutos |
| URL | Tu link personalizado del Paso 2 + título del evento. | /alejandramendoza/visita-calle-prueba-350k-lcb1234 |
Pulsa Continuar y verás el evento listado en la sección de tipos de eventos.
5.3 Controles del evento
Cada tipo de evento tiene cuatro controles rápidos en la tarjeta:
Switch
Activa o desactiva el tipo de evento sin borrarlo.
Abrir
Abre el evento en la vista del cliente para probar el agendamiento.
Copiar enlace
Copia el link público del evento para compartirlo con el cliente.
Menú ⋯
Editar, duplicar o eliminar el evento. La opción "Insertar" no se usa.
5.4 Límites y tiempo de búfer
Dentro del evento abre la pestaña Límites. Aquí defines los márgenes de tiempo antes, durante y después de cada cita. Es una de las secciones más importantes: un mal ajuste produce cruces o reservas imposibles de atender.
Tiempo de búfer
Es el tiempo adicional que se reserva antes o después de cada reunión. Te permite iniciar puntual y finalizar con margen para cerrar notas, desplazarte o preparar la siguiente visita.
Aviso de reserva
Es el tiempo mínimo de anticipación con el que un cliente puede reservar. Úsalo para garantizar que puedas prepararte o responder con antelación a la visita programada.
Intervalos de tiempo
Define cada cuánto se ofrecen los slots al cliente (ej. cada 15, 20 o 30 min). Es clave para controlar el espacio que hay entre una reunión y la siguiente.
Límite de frecuencia de reserva
Controla la cantidad máxima de reservas por día, semana o mes para ese tipo de evento. Útil para no saturarte en días de alta demanda.
5.5 Opción avanzado
Como ya conectaste Google Calendar en el Paso 3, en este apartado puedes elegir qué calendario sincronizar para controlar la información de los eventos y evitar duplicidades.
Ten claro qué calendarios deben considerarse para comprobar conflictos. Si no marcas el calendario correcto, la plataforma podría ofrecer un horario en el que ya tienes otro evento y esto bloqueará tu disponibilidad real.
Preguntas sobre la reserva
Son los datos que el cliente deberá rellenar al reservar. Mantén activas como mínimo:
- Número de teléfono
- Agregar una pregunta personalizada (hay que configurarla)
La pregunta personalizada se configura así:
- Tipo de entrada:
select - Etiqueta: título de la pregunta (ej. "Tipo de inmueble").
- Options: opciones disponibles para el cliente (ej. "Casa", "Apartamento", "Local").
Cuando termines, haz clic en Añadir.
5.6 Disponibilidad del evento
En la pestaña Disponibilidad del evento seleccionas qué plantilla de horarios (de las creadas en el Paso 4) se aplicará a este tipo de evento. Luego haz clic en Guardar.
Si necesitas ajustar la disponibilidad, usa el botón en la parte inferior derecha para editar el horario sin salir del evento.
Paso 6
Reservas
En la sección Reservas ves todos los eventos: los ya programados, los pendientes de confirmación y los cancelados.
Prueba del flujo desde el lado del cliente
Así verá el cliente el enlace que le compartiste:
Al elegir fecha y hora se abre el formulario de reserva:
Así ve el cliente la confirmación final de la reserva:
En el apartado Reservas verás la cita con toda la información que pediste al cliente (nombre, email, teléfono y las respuestas a las preguntas personalizadas).
¡Listo! Tu calendario está configurado. Comparte tu enlace público con
los clientes y revisa periódicamente el panel de reservas.
Apéndice
Glosario y preguntas frecuentes
¿Qué es el "tiempo de búfer"?
Es el tiempo adicional que se reserva automáticamente antes o después de cada cita para que puedas prepararte, trasladarte o cerrar notas sin presión.
¿Qué significan los intervalos en disponibilidad?
Son subdivisiones dentro de un mismo día que te permiten separar bloques (ej. mañana y tarde) o reservar una pausa fija como el almuerzo.
¿Qué es "LCB" en el título del evento?
Es el identificador interno del inmueble o visita ("LCB" seguido de un número). Es clave para conciliar la cita con los reportes internos de Conexia.
¿Qué pasa si no guardo la disponibilidad?
Los cambios se pierden. La plataforma solo persiste los ajustes tras pulsar el botón "Guardar". Revisa siempre que aparezca la confirmación.
¿Puedo tener varios tipos de evento a la vez?
Sí. Puedes crear tantos tipos de evento como necesites (visitas de 20 min, reuniones de 45 min, llamadas, etc.) y activarlos/desactivarlos desde el switch.
¿Cómo comparto el enlace con mis clientes?
Usa el icono de "copiar enlace" en la tarjeta del evento (Paso 5.3) y pégalo donde necesites: WhatsApp, correo, firma, etc.